Aplikasi Pendataan Dapodik

Table of Contents

Sistem Aplikasi Data Pokok Pendidikan adalah sistem penjaringan atau organisasi data untuk mengelola data pokok di lingkungan satuan pendidikan yang mencakup data satuan pendidikan, data Pendidik dan Tenaga Kependidikan, data peserta didik, rombongan belajar, serta sarana dan prasarana.

Aplikasi ini di operasionalkan untuk masing-masing satuan pendidikan atau sekolah, artinya pengguna dari aplikasi ini adalah pihak sekolah yang telah menunjuk Operator Sekolah sebagai pelaksana teknis. 

Aplikasi ini sebagai alat penjaringan data, data yang di inputkan di sekolah langsung terkirim ke pusat.

Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan bertugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pendidikan anak usia dini, dasar dan menengah. 

Dalam rangka menyelenggarakan dan mengelola sistem pendidikan nasional, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan perlu mengembangkan dan melaksanakan sistem informasi pendidikan nasional yang memuat basis data pendidikan yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi, untuk mewujudkan basis data pendidikan yang relasional sehingga mampu menghasilkan data untuk tiap entitas pendidikan, serta menampung dan meng integrasikan semua data yang dihasilkan dari kegiatan pengumpulan data, perlu merancang data pokok pendidikan.

Data Pokok Pendidikan adalah salah satu sistem pendataan yang dikelola oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah yang memuat data satuan pendidikan, peserta didik, guru dan tenaga kependidikan, dan substansi pendidikan yang disebut sebagai entitas data, dan terus menerus diperbaharui secara daring. 

Hasil pengumpulan data melalui Dapodik menjadi dasar diterbitkannya data statistik pendidikan yang memberikan akses informasi kepada para pemangku kepentingan.

UU ITE, Tanggung Jawab, dan Kerahasiaan Data

Berdasarkan Undang Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan berdasarkan asas kepastian hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, dan kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi.

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk:

• Mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia; 

• Mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat; 

• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik; 

• Membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab; dan 

• Memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi.

Kerahasiaan Data

Sepanjang tidak ditentukan lain oleh undang-undang tersendiri, setiap Penyelenggara Sistem Elektronik wajib mengoperasikan Sistem Elektronik yang memenuhi persyaratan minimum sebagai berikut:

• Dapat menampilkan kembali Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan dengan Peraturan Perundang-undangan; 

• Dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keotentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan Informasi Elektronik dalam Penyelenggaraan Sistem Elektronik tersebut; 

• Dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam Penyelenggaraan Sistem Elektronik tersebut; 

• Dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan Penyelenggaraan Sistem Elektronik tersebut; dan 

• Memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan, kejelasan, dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk.

Selengkapnya mengenai Undang Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dapat dilihat dibawah ini:

Peran Kepala Sekolah, PTK, Peserta Didik, dan Operator Sekolah

Peran Kepala Sekolah adalah sebagai pembagi guru mengajar di setiap rombel (roster), mengawasi Operator Sekolah dalam pengisian Aplikasi Dapodik sekaligus penanggung jawab data di sekolahnya masing-masing.

Peran PTK adalah selain pengajar dan pelaksana, juga bertugas untuk mengisi formulir individual PTK dan mengecek kebenaran dan kelengkapan data individu yang di entri oleh Operator Sekolah.

Wali Kelas atau Guru Kelas, mengkoordinir pengumpulan data untuk peserta didik sesuai kelasnya yang dipegangnya.

Peran Peserta Didik adalah mengisi formulir Peserta Didik dimana formulir diserahkan kepada orang tua untuk diisi secara lengkap.

Peran Operator Sekolah adalah:

• Menyebarkan formulir pendataan kepada sekolah, PTK, Peserta Didik dalam rangka mendapatkan data untuk di entri kedalam Aplikasi Dapodik dengan disertai dengan bukti dokumen.

• Mengentri data sesuai dengan data yang terisi di formulir pendataan.

• "Mengirim" data ke server melalui Aplikasi Dapodik. 

Dasar Penggunaan Aplikasi Dapodik

• Surat Edaran Mendikbud 11 Februari 2014 tentang Pelaksanaan Inmendikbud No. 2/2011. Dengan telah terkumpulnya data melalui Aplikasi Dapodik yang mencakup 3 entitas data pokok pendidikan, maka PDSP segera menerbitkan statistik pendidikan dan memberikan akses informasi kepada pemangku kepentingan agar data yang dikumpulkan merupakan satu-satunya sumber (acuan) dalam pelaksanaan kegiatan dan pengambilan keputusan terkait entitas pendidikan yang didata.

• Permendikbud No.11 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemdikbud Pasal 799 point c: PDSPK berfungsi sebagai pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi pengelolaan data dan staBsBk pendidikan dan kebudayaan;

• Permendikbud No. 79 Tahun 2015 tentang Data Pokok Pendidikan. File lengkapnya dapat dilihat di Artikel Isilah Data Dapodik Sesuai Fakta.

Data dari Aplikasi Dapodik akan digunakan sebagai acuan data dalam program-program Kemendikbud seperti: pemberian Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), Bantuan Operasional Sekolah (BOS), Bantuan Siswa Miskin (BSM), tunjangan guru, Ujian Nasional, dan program-program lainnya. 

Oleh karena itu sekolah harus berpartisipasi aktif dalam kegiatan pendataan Dapodik.

Spesifikasi Komputer/Laptop

Spesifikasi komputer/laptop yang direkomendasikan (hardware & software), yaitu:

• Prosesor Intel Core i3 atau yang setara; 

• Memori standar 4GB DDR3; 

• Hard drive 120 GB SSD/500 GB HDD; 

• Sistem Operasi Windows 10; 

• Aplikasi terpasang peramban web seperti google chrome, mozilla firefox, atau opera. [Sumber: Panduan Aplikasi Dapodik Versi 2021]

Kode Registrasi

Kode Registrasi adalah "kunci" untuk memuat atau mengaktivasi data satuan pendidikan atau sekolah. 

Kode Registrasi akan dibagikan oleh OPD/ KK Datadik masing-masing daerah. 

Pastikan Operator Sekolah menggunakan Kode Registrasi sekolahnya sendiri dan tidak membagi atau memberitahu kode ini kepada pihak yang tidak berkepentingan. 

Kode Registrasi digunakan pada saat awal Aplikasi Dapodik (aktivasi).

Halaman awal Dapodik

Catatan: Kode Registrasi yang digunakan sama dengan Kode Registrasi pada tahun ajaran sebelumnya. Kode Registrasi dapat diubah melalui Manajemen Pendataan Dinas di Dinas Pendidikan (OPD/KK Datadik) jika dikehendaki oleh sekolah dengan alasan keamanan.

Data Prefill

Data hasil kiriman ke server dari sekolah-sekolah di semester sebelumnya atau terakhir sinkronisasi yang kemudian data tersebut di package ulang sehingga ketika login di Aplikasi Dapodik yang baru, sekolah hanya tinggal mengentri data peserta didik baru, pemetaan rombel, dan melengkapi data yang belum terisi pada Aplikasi Dapodik versi sebelumnya.

File prefill yang digunakan adalah file prefill yang sudah di generate menggunakan kode registrasi atau pun NPSN sekolah. 

File prefill lama tidak dapat digunakan, tapi harus menggunakan file prefill yang baru. 

File prefill yang sudah diregistrasikan otomatis akan hilang, hal ini dibuat agar prefill yang lama tidak dipakai kembali setelah proses input data oleh sekolah.

Jika ingin memulai kembali, harus diawali dengan proses generate prefill. Prefill bisa diunduh di laman https://dapo.kemdikbud.go.id/unduhan.

Prefill tidak ditemukan pada saat melakukan registrasi

Maka yang diperhatikan oleh Operator Sekolah adalah:

• Kesalahan penempatan folder.

Kesalahan penempatan prefill dapat menyebabkan prefill tidak dapat terbaca oleh sistem. Nama folder yang seharusnya yaitu prefill_dapodik. 

Jika folder yang dibuat adalah prefil_dapodik, prefill_dapodikdas, prefil dapodik, atau pun disimpan langsung di Direktori C:/ langsung, dan lain-lain. Maka prefill tidak akan terbaca.

• Nama file yang berganda.

Nama file berganda yang dimaksud adalah jika Operator Sekolah mengunduh prefill beberapa kali dan disimpan di folder yang sama, maka prefill yang baru diunduh akan otomatis berubah namanya menjadi:

2b1c4e73aa6cc32fcd17923aba11b695 (1).prf
2b1c4e73aa6cc32fcd17923aba11b695 (2).prf
2b1c4e73aa6cc32fcd17923aba11b695 (3).prf

Jika terjadi hal seperti diatas, silahkan ubah nama file menjadi nama file yang sesuai atau menghapus (1), (2), dan seterusnya.

• Kode Registrasi yang salah/sudah di-reset ulang oleh OPD/KK Datadik.

Jika pada saat registrasi terjadi peringatan "Kode Registrasi tidak ditemukan", maka yang harus dilakukan adalah mengecek kebenaran kode registrasi yang dipakai saat ini ke dinas kab/kota setempat. 

Hal ini biasanya terjadi karena adanya reset kode registrasi, atau angka dan huruf pada kode registrasi terbalik atau tidak sesuai.

Backup dan Restore Data

Semenjak dirilisnya aplikasi pendataan tahun 2015, maka sudah tidak tersedia lagi fitur backup dan restore data seperti pada aplikasi pendataan tahun 2013.

Fasilitas backup dan restore menggunakan mekanisme generate ulang prefill di laman https://dapo.kemdikbud.go.id/unduhan lalu pilih tab prefill. Fasilitas ini dapat dilakukan oleh masing-masing satuan pendidikan melalui operator sekolahnya. 

Generate Prefill

Generate Prefill adalah sebuah proses yang berguna sebagai backup database dapodik yang diambil dari server dapodik. 

Hasil generate prefill diambil dari hasil sinkronisasi terakhir dari sekolah yang ditarik kedalam file database persekolah (bentuk file nya adalah *.prf).

Proses generate prefill bisa dilakukan oleh masing-masing sekolah melalui operator sekolah, namun untuk men-download prefill hasil dari generate tentu saja bisa dilakukan oleh mereka yang mengetahui kode registrasi sekolah dalam dapodik.

Alur generate prefill

Untuk melakukan generate prefill, kunjungi laman generate prefill di alamat http://prefill1.kemdikbud.go.id/prefill_dapodik_2020_07/generate_prefill.php

laman aplikasi prefill dapodik

Menjalankan Aplikasi Dapodik

Aplikasi Dapodik adalah aplikasi berbasis web, untuk itu diperlukan server untuk menjalankan aplikasi web dapodik dan web browser untuk mengoperasikan aplikasi. 

Pastikan komputer/ laptop telah ter-install dengan web browser terbaru, karena web browser versi lama tidak bisa mendukung/menjalankan aplikasi dapodik (walaupun masih bisa, biasanya akan menemukan kendala). 

Disarankan untuk menggunakan web browser Google Chrome atau Mozilla Firefox.

Uninstall/Deinstalasi Aplikasi

Sebelum melakukan instalasi Aplikasi Dapodik, lakukan uninstall versi yang lama terlebih dahulu (bila aplikasinya dalam bentuk installer). 

Jika tidak maka aplikasi akan mengalami crash/ bentrok dengan aplikasi sebelumnya.

PERINGATAN: Proses deinstalasi/uninstall akan menghapus program pendataan dan databasenya. Pastikan sudah melakukan sinkronisasi data pada versi sebelumnya.

Sebelum melakukan deinstalasi/uninstall atau dikalangan para Operator Sekolah biasa menyebutnya "inul", pastikan aplikasi pendataan versi lama sudah dihentikan atau ditutup. 

Dan profil-profil dalam bentuk excel di export/ unduh semua, ini dilakukan untuk memastikan memiliki salinan data.

Untuk melakukan proses deinstalasi Aplikasi Dapodik, bisa menggunakan 2 cara, yaitu:

• Menggunakan Fitur bawaan Windows sendiri. Klik Start > Control Panel > Program and Features, lalu pilih Dapodik dan pilih Uninstall. Selengkapnya dapat dibaca pada Artikel Cara Uninstall Program/ Aplikasi di Windows 10 dari Fitur Bawaan Windows.

• Menggunakan aplikasi uninstaller pihak ketiga.  Keuntungan yang didapatkan dengan bantuan aplikasi pihak ketiga adalah dapat menghapus file hingga ke akarnya. Karena biasanya masih terdapat file yang tertinggal seperti file temp atau registry key setelah aplikasi dihapus. Selengkapnya mengenai aplikasi uninstaller dapat dilihat pada Artikel Cara Uninstall Program/ Aplikasi dengan Software Pihak Ketiga.

Instalasi dan Update Versi Aplikasi

Untuk melakukan proses instalasi, sebelumnya unduh dulu installer Aplikasi Dapodik bagi sekolah atau Operator Sekolah yang belum pernah meng-install Aplikasi Dapodik di laman dapodik https://dapo.kemdikbud.go.id/unduhan

Laman unduh aplikasi dapodik

Sebelum melakukan proses instalasi disarankan untuk menutup program lainnya. Hal ini diperlukan agar berkas yang terkait dapat diperbarui tanpa harus booting ulang komputer/ laptop. 

Pada proses intalasi Aplikasi Dapodik, akan sedikit agak lama prosesnya (tergantung spesifikasi komputer/laptop) karena Aplikasi Dapodik akan memilih port (Httpd Port dan Postgres Port) yang akan terisi secara otomatis. 

Selanjutnya akan melalui proses Konfigurasi Server Dapodik ditahap akhir proses instalasi.

Setting Waktu Lokal di Komputer/Laptop

Perlu dipastikan bahwa waktu dan time zone komputer/ laptop harus akurat. Sesuaikan waktu dan tanggal dengan waktu saat ini.

Untuk zona waktu:

• goog_1618511117Pilih (UTC+07.00) Bangkok, Hanoi, Jakarta untuk WIB.

• Pilih (UTC+08.00) Kuala Lumpur, Singapore untuk WITA.

• Pilih (UTC+09.00) Seoul untuk WIT.

Adakalanya waktu komputer/ laptop berubah karena berbagai kondisi, misalnya baterai BIOS lemah sehingga waktu di komputer/laptop menjadi tidak sesuai.

Untuk itu Operator Sekolah dipastikan selalu memeriksa keakuratan waktu komputer/ laptop yang akan digunakan untuk Aplikasi Dapodik. 

Pengaturan waktu sangat penting, karena server pendataan lokal akan melakukan sinkronisasi data dengan server database pusat.

Menonaktifkan Program Pengamanan Komputer/Laptop

Agar proses instalasi dan proses entri data di Aplikasi Dapodik dapat berjalan dengan baik dan lancar, ada beberapa catatan yang perlu diketahui oleh Operator Sekolah, antara lain:

• Deep Freeze. Jika komputer/ laptop masih ter-install aplikasi deep freeze, pastikan untuk menonaktifkan atau melakukan uninstall.

• Antivirus. Selama proses instalasi dan entri data, pastikan antivirus dinonaktifkan, karena beberapa antivirus menganggap Aplikasi Dapodik sebagai virus dan menghentikan beberapa service database. Contoh antivirus yang tidak direkomendasikan: Avast, Avira, Symantec, dan AVG. Untuk antivirus yang direkomendasikan adalah Microsoft Security Essential atau Windows Defender, keduanya adalah gratis.

• Windows Firewall. Bagi Operator Sekolah yang ingin melakukan entri data menggunakan jaringan, disarankan untuk menonaktifkan windows firewall di Control Panel.

Setelah pengaturan waktu dan program penonaktifan program pengaman selesai, Operator Sekolah siap untuk menjalankan Aplikasi Dapodik.

Validasi dan Sinkronisasi

Validasi

Validasi adalah suatu tindakan yang membuktikan bahwa suatu proses/ metode dapat memberikan hasil yang konsisten sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan terdokumentasi dengan baik. 

Validasi dalam Aplikasi Dapodik ini bertujuan untuk mencegah data invalid (warna merah) masuk ke server pada saat sinkronisasi online. 

Validasi disini terdiri dari:

• Validasi Kelengkapan Data.

• Validasi Kebenaran Data.

• Validasi Kewajaran Data.

• Validasi Integrasi Data.

Fitur yang ada dalam menu validasi adalah Operator Sekolah dapat mengunduh hasil validasi data Dapodik ke dalam file excel. 

Hal ini dapat mempermudah Operator Sekolah dalam mencari data-data yang invalid ke dalam bentuk Ms. Excel. 

Caranya, klik tombol [Cetak Excel] pada menu validasi data.

Sinkronisasi

Sinkronisasi adalah fasilitas di dalam Aplikasi Dapodik untuk mengirimkan data dari Operator Sekolah (melalui login Kepsek) ke server pusat Dapodik.

Jika sudah terkoneksi internet, maka akan terlihat tampilan [Koneksi Anda dengan Internet: CONNECTED] berwarna hijau, namun jika tidak terkoneksi internet maka tampilan yang akan terlihat adalah [Koneksi Anda dengan Internet: DISCONNECTED] berwarna merah.

Tabel [Data yang mengalami perubahan] adalah tabel untuk melihat data yang mengalami perubahan sebelum sinkronisasi, bukan jumlah data yang sudah diinput didalam tabel tertentu. 

Contoh: jika ada 1 data peserta didik dan Operator Sekolah melakukan perubahan data 3 kali (pada bagian alamat, RT, dan RW), maka jumlah data yang mengalami perubahan adalah 3.

Untuk melakukan sinkronisasi, cukup klik tombol [SINKRONISASI] yang berwarna hijau, kemudian tunggu proses sinkronisasi selesai. 

Jika proses sinkronisasi sudah selesai, maka didalam form sinkronisasi akan tampil waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sinkronisasi dan peringatan bahwa sinkronisasi berhasil.

Ada beberapa kriteria berhasil sinkronisasi yang perlu diketahui oleh Operator Sekolah. Kriteria-kriteria tersebut adalah:

• Tabel Data yang Mengalami Perubahan Kosong.

• Tabel Data yang Dikirim ke Server Sukses. Pastikan data yang dikirim ke server tidak ada yang gagal, jika masih ada jumlah data yang gagal, maka pegiriman beberapa data tersebut belum berhasil.

• Ada Waktu Syinc dan Selesai Syinc di Tabel Update Log Sinkronisasi. Kriteria lain adalah pada tabel [Beranda], terdapat tabel [Update Log Sinkronisasi] dimana pada tabel tersebut dapat dilihat waktu sinkronisasi dan waktu selesai sinkronisasi. Sinkronisasi dapat dikatakan berhasil masuk ke server jika kedua kolom terisi (waktu syinc dan selesai syinc). Jika waktu selesai syinc masih kosong, maka sinkronisasi dapat dikatan gagal.

Tarik Data

Tarik data adalah proses pengiriman data satu arah dimana hanya akan menurunkan data yang mengalami perubahan yang terdapat di server saja.

Proses ini tidak akan mengirimkan data yang mengalami perubahan di lokal (Aplikasi Dapodik) ke server. 

Data invalid yang terdapat di validasi lokal tidak akan berpengaruh terhadap proses tarik data ini.

Kesimpulan

Aplikasi DAPODIK adalah sistem yang dikembangkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (yang selanjutnya disebut Kemendikbud) untuk pengumpulan 4 entitas data besar yang berada disetiap sekolah jenjang Pendidikan Anak Usia Dini, Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah meliputi Satuan Pendidikan, GTK, Peserta Didik dan Substansi Pendidikan. 

Kemendikbud menghormati semua undang-undang hak cipta dan ketentuan yang berlaku untuk pembuatan, pengembangan serta distribusi dan perangkat lunak.

Dilarang keras memanfaatkan Aplikasi Dapodik untuk keperluan komersial.

Penggunaan Aplikasi Dapodik dilindungi undang-undang. 

Dengan menginput data dan mengirimkan data melalui Aplikasi Dapodik berarti telah sepakat untuk mengirimkan data sebenar-benarnya tanpa ada rekayasa.

Segala pelanggaran hukum terkait data dapat mengakibatkan sanksi pidana sesuai undang-undang yang berlaku. 

Dengan adanya Aplikasi Dapodik, semoga dapat memudahkan para Operator Sekolah/ Pendataan dalam melaksanakan pendataan pendidikan, khususnya dalam menghasilkan data yang baik sehingga dapat dijadikan bahan informasi yang berguna bagi masyarakat serta secara tidak langsung untuk menyusun rencana dan program pembangunan pendidikan serta penyusunan kebijakan bagi masyarakat.

Demikian penjelasan mengenai Aplikasi Pendataan Dapodik, semoga dapat bermanfaat.

Terima Kasih.

Salam Literasi!

Salam Satu Data Pendidikan Indonesia.

Catatan: Untuk Operator Sekolah, biasakan membaca Panduan Aplikasi Dapodik dan FAQ Dapodik.